見積書・請求書・納品書をAIで自動作成する方法｜freee・Zapier対応テンプレ付き

見積書・請求書・納品書をAIで自動作成する方法を解説するイメージ｜AIロボットとパソコン画面に帳票が並ぶビジネスイラスト

請求業務はもっと自動化できる

フリーランスや中小企業経営者の多くが感じているのが、「見積書や請求書の作成に時間を取られる」という課題です。
特に取引が増えるほど、請求ミス・日付のズレ・金額計算の重複入力など、ヒューマンエラーのリスクが増加します。

近年はAIの進化により、こうした事務作業を自動化できる時代になりました。
ChatGPTやGoogleスプレッドシート連携、freee会計やマネーフォワード請求書などを組み合わせることで、
「案件内容を入力するだけで、見積書・納品書・請求書を自動で生成・送付」する仕組みを構築できます。

この記事では、AIを活用して請求関連書類を自動化するための手順とツール選び、そして実際に使えるテンプレート例を詳しく紹介します。

手作業の請求書作成に潜む非効率とリスク

手作業の課題を整理すると…

ミスの発生リスクが高い
　・日付の入力漏れ
　・請求金額の端数計算ミス
　・取引先名の誤記
書類管理が煩雑になる
　・見積書、納品書、請求書が別ファイル
　・フォルダ階層が複雑で検索しづらい
請求漏れ・二重請求が発生しやすい
　・ExcelやWordで複数案件を管理する場合、追跡が困難
法令対応の手間
　・インボイス制度・電子帳簿保存法への対応が求められる
　・取引先によって書式要件が異なる

これらは、AIや自動化ツールを導入することでほぼ解消できます。
特に「定型業務×ルールが明確×データが整理されている」領域ほど、AIが得意とする分野です。

AIによる書類自動化の本質は「再入力をなくすこと」

AI化のゴールは「ボタン1つで請求完了」ではなく、データを一元管理して再入力をなくすことです。
見積書 → 納品書 → 請求書という一連の流れを、共通データベース（案件名・金額・日付）で自動生成できれば、
二重入力の手間が消え、帳票間の整合性も保たれます。

仕組みの基本構造

顧客・案件情報 → AIテンプレート生成 → 自動出力（PDF/メール）

たとえば次のように設計します。

工程	使用ツール	自動化内容
顧客データ管理	Googleスプレッドシート / Notion	顧客名・金額・納期を自動記録
AI生成	ChatGPT / Zapier / Make	テンプレートに自動挿入
書類出力	Googleドキュメント / Word / freee請求書	PDF自動生成＋クラウド保存
請求送付	Gmail / Slack通知	送信完了ログを自動作成

これにより、**「AIが書類を作成」「人が最終確認」「自動で送信」**という流れが完成します。

なぜAIが書類作成に向いているのか

1. 定型フォーマットを高速処理できる

AIは「フォーマットの繰り返し」に強い特性があります。
見積書や請求書のような構造化データ（件名、単価、数量、金額など）は、プロンプト設計次第で正確に再現可能です。

2. 自然言語処理で柔軟な文章生成が可能

「納品内容の説明」「支払い条件」「備考欄」など、文面が柔らかい部分もAIなら自然に書き換え可能です。
ChatGPTに「フォーマルに」「柔らかく」などの指示を与えるだけで、取引先に合わせた文調に自動変換できます。

3. データ連携で二重入力を防止

ZapierやMakeなどの自動化ツールを使えば、スプレッドシートに入力したデータをChatGPT APIに渡し、
その内容をテンプレートに差し込んでWordやPDFとして出力→Google Driveに保存→メール送信まで一連化できます。

4. 書式統一・社内共有が容易

AI生成テンプレートを使えば、スタッフごとに書式がバラバラになる問題も解消。
「見積書→納品書→請求書」で全て同一デザインに統一でき、ブランディングにもつながります。

書類の種類ごとに最適な自動化のポイント

見積書の自動作成

AIの役割：項目ごとの金額提案、見積理由文の自動生成
入力項目例：顧客名・案件内容・数量・単価・納期
活用法：
- ChatGPTに「以下のデータをもとに見積書を作成」と指示
- Excel/スプレッドシートを連携してデータを流し込む

テンプレ例（ChatGPTプロンプト）

あなたは請求書作成アシスタントです。
次の情報をもとに日本語の見積書を作成してください。

【顧客名】〇〇株式会社
【案件名】Webサイト制作
【項目】デザイン費：50,000円、コーディング費：100,000円
【納期】2025年3月31日
【備考】支払期限は月末締め翌月末払い

ChatGPTの出力結果をWordやGoogleドキュメントに整形すれば、即PDFとして送信可能です。

納品書の自動作成

AIの役割：見積データから納品明細を自動生成
入力項目例：納品日・商品名・数量・単価・納品先
活用法：
- freeeやマネーフォワードでは、見積書データから「納品書を自動作成」機能あり
- Zapierで「見積確定→納品書PDF自動作成→クラウド保存」と自動連携可能

💡ポイント
納品書はインボイス登録番号の記載も求められるため、AIテンプレートには事業者情報を固定文として組み込むと安心です。

請求書の自動作成

AIの役割：金額集計・消費税計算・支払い条件の明記
入力項目例：発行日・支払期限・振込先・明細リスト
活用法：
- ChatGPT＋スプレッドシートで「月末に自動生成」
- freee請求書APIを使えば、スプレッドシートの新行追加で即PDF発行

AIテンプレート設計のコツ

定義済みプレースホルダー（{company} {amount} {due_date}）を設定
AIが値を差し込んで自動生成
生成直後に自動保存＆送信

freeeとZapierを使ったAI自動化の実例

AIでの書類作成を本格的に自動化するには、**クラウド会計ソフト＋連携ツール（Zapier / Make）**を組み合わせるのが効果的です。
ここでは、freee会計を例にした具体的な自動化フローを紹介します。

✅ ① データ入力をスプレッドシートで一元管理

スプレッドシートを「案件データベース」として活用します。

顧客名	案件名	金額	納期	支払期限	書類種別
株式会社A	Web制作	150,000	4/15	4/30	見積書
株式会社B	SNS広告運用	200,000	4/30	5/15	請求書

これをZapierが監視し、新しい行が追加されたタイミングでChatGPTにデータを送信します。

✅ ② ZapierでChatGPT APIを呼び出して書類を生成

Zapierの「Action」にOpenAIを設定し、以下のようなプロンプトを送ります。

あなたは日本の事業者向け請求書作成アシスタントです。
以下の情報をもとに、適切な書類（見積書・納品書・請求書）を日本語で作成してください。
日付はYYYY/MM/DD形式で、金額には円マークを付けてください。
出力形式はMarkdown表で。

顧客名: {{顧客名}}
案件名: {{案件名}}
金額: {{金額}}
納期: {{納期}}
支払期限: {{支払期限}}

AIは、テンプレート構成に沿って自動生成します。
生成されたテキストはGoogleドキュメントに転送され、自動的に整形・PDF化されます。

✅ ③ freeeで請求書を自動登録・送信

Zapierからfreeeの請求書APIを呼び出して、生成したデータを自動登録します。

顧客名・金額・発行日を自動入力
freee上でPDFが生成され、メール送信も自動処理
送信済みデータはGoogle Driveにバックアップ保存

この一連のフローで、「入力 → 請求 →送付 → 保存」までが完全自動化されます。

AI書類作成で守るべき法令・実務上の注意点

1. インボイス制度への対応

2023年以降、請求書には登録番号の記載が義務付けられています。
AIテンプレートにも必ず以下の項目を固定で入れておきましょう。

必須項目	記載例
登録番号	T1234567890123
事業者名	株式会社○○
住所	東京都港区南青山1-2-3
消費税率	10% or 8%（軽減税率）
税抜金額・消費税額	自動計算 or AI算出

AIに指示する際に、「登録番号と消費税率を必ず含めて出力」と書いておくと確実です。

2. 電子帳簿保存法に適合する保存方法

AIで作成した請求書は電子データとして保存可能ですが、次の要件を満たす必要があります。

要件	内容
真実性の確保	改ざん防止（タイムスタンプ・バージョン管理）
可視性の確保	日付・金額・取引先名で検索可能
閲覧性の確保	税務調査時に即時提示できる状態

freee・マネーフォワードでは、これらの条件を満たす電子帳簿保存法モードが搭載されているため、AIで生成したPDFをアップロードするだけでOKです。

3. セキュリティと誤送信防止

AIによる自動送信設定を行う際は、次の安全対策も忘れずに。

請求書送信時に「確認ステップ」を1段階設ける
AIに入力する顧客データは個人情報を含まない形で登録
Google WorkspaceやMicrosoft 365のアクセス制限を有効化

これにより、情報漏えいや誤請求を防ぎつつ自動化を実現できます。

無料テンプレートで始めるAI書類自動化

ここでは、初心者でもすぐ試せる「Googleドキュメント＋ChatGPTテンプレート」を紹介します。

📄 ChatGPT出力テンプレート例（Markdown形式）

# {{書類種別}}  

発行日：{{日付}}  
発行者：{{事業者名}}  
登録番号：{{登録番号}}  

---

| 項目 | 単価 | 数量 | 金額 |
|------|------|------|------|
| {{項目1}} | {{単価1}} | {{数量1}} | {{金額1}} |
| {{項目2}} | {{単価2}} | {{数量2}} | {{金額2}} |

---

**小計：{{小計}}円**  
**消費税：{{消費税}}円**  
**合計金額（税込）：{{合計}}円**

支払期限：{{支払期限}}  
振込先：{{銀行名}} {{支店名}} {{口座番号}}  
備考：{{備考}}

スプレッドシートのセル内容を差し込むことで、自動的に文書を作成できます。
このテンプレートをZapierやMakeと組み合わせると、ノーコードで請求フローを自動生成できます。

実践ステップ：AI自動請求フロー構築の進め方

ステップ	内容	使用ツール
①	案件・顧客情報の整理	Googleスプレッドシート / Notion
②	AIテンプレート設計	ChatGPT / Claude / Gemini
③	自動化フロー設定	Zapier / Make / Power Automate
④	会計ソフトと連携	freee / マネーフォワード / 弥生インボイス
⑤	保存と監査対応	Google Drive / Dropbox（電子帳簿保存法モード）