月次決算を最短で締める方法｜AI活用とチェックリストで経理を効率化

AIを活用して経理を効率化し、月次決算を最短で締める方法を紹介するイラスト。パソコン操作をする経理担当者とAIロボット、チェックリストが描かれた清潔感あるデザイン。

「決算が締まらない」を防ぐために今すぐできる仕組み化

多くの中小企業やフリーランスが「月次決算を早く締めたい」と考えています。
しかし現実には、請求書の集計が遅れたり、経費の入力が漏れたりして、
締め作業が毎月ずれ込むという悩みが絶えません。

月次決算のスピードは、経営判断の精度を大きく左右します。
もし毎月10日以内に決算が締まる仕組みができれば、
資金繰りの把握、税金の予測、経営戦略の立案がすべて早くなります。

この記事では、月次決算を最短で締めるための標準手順とAIを活用した自動化のヒントを、
初心者にもわかりやすくステップ形式で解説します。
最後にはすぐ使える**チェックリスト（Excel・スプレッドシート対応）**も紹介します。

なぜ月次決算が遅れるのか？よくある5つの原因

「毎月同じような業務をしているのに、なぜか決算が締まらない」
そんな場合、遅れの原因は仕組みではなく運用ルールの不統一にあります。

原因①：請求書・領収書の回収がバラバラ

月末にまとめて集めようとすると、社員や取引先からの提出が遅れます。
特に紙の領収書を使っている場合、スキャンやPDF化の手間がボトルネックになります。

→ 対策：経費精算アプリ（例：マネーフォワードクラウド経費、freee経費精算）を導入し、
スマホ撮影→自動アップロードの流れを標準化します。

原因②：会計データの更新が月初に集中

「月末締め→翌月入力」の流れが一般的ですが、
データ入力を1週間まとめて行うと、入力漏れや記憶違いが発生します。

→ 対策：AI-OCR機能付きの会計ソフトを活用して、
銀行明細・クレジットカード明細をリアルタイム連携させましょう。

原因③：部門ごとに締め基準が違う

営業部は「請求発行ベース」、経理部は「入金ベース」で処理しているなど、
部門間で基準が異なると数字が合いません。

→ 対策：経理規程に「月次決算の締日・基準日」を明文化し、全社共有します。
例：売上は請求発行ベース、経費は発生日ベースで処理する。

原因④：確認フローが属人的

経理担当者だけが勘定科目を把握している、
社長だけが経費承認できるなどの属人化も、スピード低下の要因です。

→ 対策：

経費承認をクラウドワークフローで自動化
勘定科目ルールをExcelまたはNotionで共有
AIチャットで質問対応を自動化（例：「この経費は何科目ですか？」）

原因⑤：締め切りの“期限感”が共有されていない

経理担当者だけが「10日締め」と意識していても、
現場が「15日でも大丈夫」と思っていると、書類提出が遅れます。

→ 対策：

月初に「締めカレンダー」を社内チャット（Slack / Teams）で通知
提出リマインダーをZapierなどで自動送信

スピード決算を実現する「標準手順」とは

遅れの原因をつぶすだけでなく、最短で決算を締めるための標準フローを作ることが重要です。
以下の6ステップを押さえれば、月次決算は確実に早くなります。

ステップ1：締め日と処理期限を固定する

まずは「何日を締め日とするか」を決めましょう。
一般的には月末を締め日、翌月5日までに経費入力、10日までに試算表確定という流れです。

項目	標準スケジュール例
売上請求書の発行締め	月末
経費・領収書の提出締め	翌月3日
銀行・カード明細取込	翌月5日
試算表作成	翌月8日
社長レビュー・確定	翌月10日

クラウド会計ソフトを使う場合、締めスケジュールをGoogleカレンダー連携で管理すると便利です。

ステップ2：自動仕訳ルールを整える

AI会計ソフト（freee、マネーフォワード、弥生オンラインなど）は、
過去の仕訳パターンを学習して自動処理できます。

ただし、学習結果が誤っていると逆に手戻りが増えるため、
以下のルール設定を最初に行っておきましょう。

頻出取引（家賃・通信費・サブスク）の自動登録ルール
銀行入出金の摘要キーワード登録
消費税区分のデフォルト設定

これらを一度整えるだけで、翌月以降の入力作業が30〜50%短縮されます。

ステップ3：売上・経費を「リアルタイム登録」に切り替える

AIとクラウドを組み合わせると、取引発生と同時に会計データを更新できます。

実践例：

GmailまたはChatGPT APIで請求書を受信したら自動でGoogleスプレッドシートに転記
スプレッドシート→Zapier→freeeのAPI連携で自動仕訳登録
領収書をGoogleドライブにアップするとOCRで経費入力

このように、月初にまとめて作業するのではなく、都度処理型の仕組みに変えることがポイントです。

ステップ4：試算表レビューの基準を決める

試算表を早く出すだけでは意味がありません。
重要なのは、「社長が見る段階で意思決定に使える精度」があることです。

レビュー基準として以下をチェックしましょう。

チェック項目	内容
売上の未計上がないか	請求漏れ・売掛未処理
経費の未入力がないか	領収書未提出・仮払精算未処理
残高のズレ	現金・預金・クレカ残高が合っているか
前月比較	売上・利益・経費の異常変動がないか

AI分析ツール（ChatGPT＋Googleスプレッドシートなど）を使えば、
試算表の異常値を自動検出し、経営レポートとして要約することも可能です。

ステップ5：レビュー後の修正と確定

経理担当者が修正箇所をまとめ、責任者（社長またはCFO）が確認して確定します。
このとき重要なのは、修正履歴を記録に残すことです。

たとえばfreeeでは、各仕訳の変更履歴が自動記録されます。
また、Slack連携で「月次決算完了報告」を自動通知すれば、社内共有もスムーズです。

ステップ6：月次レポートを自動生成

最後に、経営判断に使える形でデータをまとめましょう。

GoogleスプレッドシートまたはNotionに自動連携
グラフで売上・利益・経費の推移を可視化
ChatGPTに「この試算表から経営コメントを作成」と指示

AIを活用すれば、月次報告書を1クリックで生成することも可能です。
経営者にとっては「数字の見える化」が最大の効果になります。

AIを活用して月次決算を加速させる実践術

月次決算を早く締める最大のポイントは、「人の判断を減らして機械に任せる」ことです。
AIとクラウドを組み合わせることで、経理業務の大部分を自動化できます。

AIによる自動仕訳・分析の活用

クラウド会計ソフトのAI機能を使えば、過去の仕訳履歴を学習して自動分類できます。
特に以下のような作業は、すぐにAI化が可能です。

項目	自動化の方法	使用ツール例
銀行明細の仕訳	API連携で自動取込	freee・MFクラウド
領収書入力	AI OCR認識	弥生オンライン・ScanSnap連携
勘定科目の判定	ChatGPT APIで仕訳補助	Zapier＋スプレッドシート
月次コメント作成	ChatGPTに試算表を解析させる	GPTsまたはExcel関数連携

AIに分類を任せることで、経理担当者は“チェックと意思決定”に集中できます。

AI＋Zapierで「人を動かす」仕組みを自動化

AI化の次のステップは、社内の情報フローを自動化することです。

例：経費の未提出者への自動リマインド

ZapierでGoogleフォームの未回答者を検出
SlackまたはLINE WORKSに「経費入力が未完了です」と通知
ChatGPT APIで丁寧なメッセージ文面を自動生成

この仕組みを導入するだけで、担当者が催促メールを送る手間がなくなり、
締め日遵守率が飛躍的に向上します。

ChatGPTで「月次レビューコメント」を自動生成

試算表を出した後に「社長への報告コメントを書く時間がない」という悩みも多いです。
ChatGPTに次のように入力すれば、自動で月次報告が作成できます。

「以下の試算表をもとに、今月の経営コメント（300文字）を作ってください。
売上・利益・経費のポイントを箇条書きで要約し、来月のアクションを提案してください。」

結果、5分で社長報告資料が完成します。
報告会議も効率化され、経営スピードが格段に上がります。

部門別の月次決算役割分担

早期決算のためには、全社で同じリズムを共有することが欠かせません。
以下のように役割を明確化しておくと、遅延の発生源を抑えられます。

部門	主な役割	使用ツール例
営業部	売上計上の基準・請求書発行	freee請求書・Googleフォーム
管理部	経費精算・領収書管理	マネーフォワード経費・弥生経費
経理部	仕訳入力・試算表作成	会計ソフト・スプレッドシート
経営者	数字のレビュー・承認	ChatGPT要約＋ダッシュボード
顧問税理士	精度確認・税務アドバイス	freeeアドバイザー機能

こうして「誰が・いつ・何をするか」を明確にすると、
月次決算の遅延はほぼ解消されます。

実務で使える月次決算チェックリスト

最後に、すぐに現場で使える「標準チェックリスト」を紹介します。
GoogleスプレッドシートまたはExcelで活用できるフォーマットです。

月次決算チェックリスト（例）

チェック項目	担当	完了予定日	ステータス
売上請求書の発行・回収確認	営業部	月末	☐ 未完 ☐ 完了
経費申請・領収書アップロード	全社員	翌月3日	☐ 未完 ☐ 完了
銀行・カード明細の自動取込確認	経理部	翌月5日	☐ 未完 ☐ 完了
AI仕訳の確認・修正	経理部	翌月7日	☐ 未完 ☐ 完了
試算表作成・レビュー	経理部	翌月8日	☐ 未完 ☐ 完了
社長レビュー・承認	経営者	翌月10日	☐ 未完 ☐ 完了
ChatGPTによる月次報告書作成	経理部	翌月10日	☐ 未完 ☐ 完了