Googleドライブ×OCRで領収書処理を完全自動化｜リネーム・仕訳タグまでAI連携で効率化

GoogleドライブとOCRを使って領収書を自動処理する流れを表したイラスト。OCRで読み取り、ファイル名を自動リネームし、仕訳タグを付けるまでの自動化プロセスを説明。

手作業での領収書処理が限界？自動化で経理はここまで変わる

領収書の整理、ファイル名変更、仕訳の登録——
経理担当者やフリーランスが日常的に行うこれらの作業は、実は「時間泥棒」の代表格です。

紙の領収書をスキャンしてPDF化し、Googleドライブにアップロードする。
その後、日付や金額を確認してファイル名を修正し、さらにfreeeやマネーフォワードなどの会計ソフトに手入力……。

こうした一連の作業をAIとRPA（自動化ツール）で完全自動化できる時代が来ています。
特に「Googleドライブ＋OCR（文字認識）＋スクリプト or Power Automate or Zapier」の連携を使えば、
人が触らずに、領収書をアップロードするだけで仕訳候補まで自動で作成することが可能です。

この記事では、実務で再現できるレベルの「Googleドライブ経由の領収書自動処理フロー」を、
税理士・経理担当・フリーランスの方にもわかりやすく解説します。

領収書処理に潜む非効率とリスク

1. ファイル管理が属人化している

領収書のファイル名を「2024-04-10_〇〇カフェ.pdf」と手入力しているケースは多く、
命名ルールが担当者ごとにバラバラになりがちです。
検索しにくく、ミスも増える原因となります。

2. OCRを使っても作業は半自動止まり

Googleドライブやスマホのスキャン機能にはOCR（文字認識）機能が標準搭載されています。
しかし、認識結果を基に自動でリネームや仕訳登録まで行うことはできません。
「OCRで文字を読み取ったあと、人が手で会計ソフトに入力」している限り、効率化には限界があります。

3. 領収書の紛失・重複のリスク

月末にまとめてスキャンしていると、「アップロード漏れ」「同じ領収書の二重登録」が発生しやすく、
税務調査の際に証憑が揃わないリスクも生じます。

4. 経理担当者が“AI補助者”を使いこなしていない

ChatGPTやCopilotなどを導入しても、「手作業ベースの補助」に留まっている企業が多いです。
本当に効果を発揮するのは、人の代わりに動く自動フローを構築したときです。

経理DXの第一歩は「OCR×Googleドライブ×自動化フロー」

領収書処理の自動化において中心となるのが、「OCR」と「クラウドストレージ」です。

要素	役割	使用例
OCR（文字認識）	領収書の文字情報を抽出	Google Cloud Vision API、Power Automate OCR
Googleドライブ	ファイル保管・検出トリガー	新しいPDFアップロードを自動検知
自動化ツール	ファイル名変更・データ転送	Power Automate Desktop、Zapier、Apps Script
会計ソフトAPI	仕訳登録・タグ連携	freee API、マネーフォワードAPI

つまり、こうした仕組みを組み合わせることで、
「領収書をスキャン→Googleドライブに入れる」だけで、
自動的にリネーム・タグ付け・仕訳登録まで完了する仕組みが作れます。

ファイル名を自動で付ける仕組みを作る

1. OCRで日付・金額・店舗名を抽出

Google Cloud Vision APIを使うと、画像やPDFから日本語テキストを高精度で抽出できます。
Power AutomateやApps Script経由でこれを自動呼び出す設定をすれば、
「OCR結果を自動的にスプレッドシートへ保存」することが可能です。

例：

OCR結果 → 日付：2024/04/10　金額：1,320円　店舗名：ドトール

2. ファイル名を自動生成

OCRで得たテキスト情報を組み合わせて、命名規則に沿ったファイル名を作成します。

【自動生成例】2024-04-10_ドトール_1320.pdf

Power Automateなら「文字列の置換」アクションを使って、
スクリプトなしで整形可能です。

仕訳候補を自動で作成する仕組み

OCRで抽出した「店舗名」「金額」「日付」を使えば、
自動的に仕訳タグを生成することが可能です。

項目	自動判定ルール	仕訳タグ例
店舗名に「カフェ」「スタバ」	交際費または会議費	`#会議費`
店舗名に「ガソリン」「ENEOS」	旅費交通費	`#旅費交通費`
金額が1,000円未満	消耗品費	`#消耗品費`

Googleスプレッドシートにこうした「判定ルールマスター」を作り、
Apps ScriptまたはZapierを使ってタグ付け処理を自動実行します。

さらにfreee APIを活用すれば、タグ付きデータを仕訳候補として自動登録できます。

自動化の理由：AIとRPAで「人件費×ミス×ストレス」を削減

1. 月30時間の作業を自動化できる

経理担当者1人あたり、領収書処理に費やす時間は月30〜50時間といわれます。
そのうち半分以上は「確認・入力・リネーム」などの単純作業です。
この部分を自動化することで、実質的な人件費削減効果が得られます。

2. ミスと漏れを防げる

OCR＋スクリプトによる自動処理なら、人間の見落としや二重登録のリスクを防止できます。
監査対応や税務調査時にも「自動ログ」を残せるため、証憑の整合性も保たれます。

3. ChatGPT・Copilotとの連携で“自走型経理”に進化

ChatGPTのAPIやCopilotを組み合わせると、OCR結果のテキストをAIが解析し、
「どの勘定科目が妥当か」まで自動提案させることも可能です。
たとえば以下のようなプロンプト連携を設定します。

次の領収書データから適切な勘定科目を推定して：
日付：2024/04/10
店舗：ドトール
金額：1,320円
用途：打ち合わせ

→ AIが「会議費」と判定し、スプレッドシートやfreeeの仕訳候補に自動反映。

Googleドライブ×OCR×会計ソフトを連携させる実践レシピ

ステップ1：Googleドライブに「自動化専用フォルダ」を作成

まず、すべての領収書をアップロードする専用フォルダを作ります。
フォルダ名の例：

📁 領収書_OCR_自動処理

このフォルダに新しいファイルが追加されたときに、自動化フローを起動します。
ZapierやPower Automateでは、「新しいファイルが追加されたとき」をトリガーに設定できます。

ステップ2：OCRで文字を抽出する

次に、Google Cloud Vision APIを利用して、アップロードされたPDFや画像からテキストを抽出します。

Zapierの場合は、
**「Google Drive → Google Cloud Vision → Google Sheets」**の連携で、
自動的にスプレッドシートに文字認識結果を出力できます。

Power Automate Desktopの場合は、
「OCRテキスト抽出」アクションを使って同様の処理を実現できます。

ステップ3：ファイル名を自動生成してリネーム

抽出したテキストから日付・店舗名・金額を正規表現（正規パターン）で抽出し、
自動でファイル名を生成します。

例：

抽出項目	OCR結果	整形後
日付	2024/4/10	2024-04-10
店舗名	ドトールコーヒー	DOUTOR
金額	1320円	1320

これらを組み合わせてファイル名を作成：

2024-04-10_DOUTOR_1320.pdf

Apps Scriptで自動化する例：

function renameReceipts() {
  const folder = DriveApp.getFolderById('FOLDER_ID');
  const files = folder.getFiles();
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    const text = file.getDescription(); // OCR結果を一時保存しておく
    const date = text.match(/\d{4}\/\d{1,2}\/\d{1,2}/);
    const amount = text.match(/\d+(?=円)/);
    const shop = text.match(/[ァ-ヶ一-龠A-Za-z]+/);
    const newName = `${date}_${shop}_${amount}.pdf`;
    file.setName(newName);
  }
}

ステップ4：仕訳タグを自動付与する

スプレッドシート上に「タグ判定マスター」を作成しておきます。

店舗キーワード	勘定科目	タグ
カフェ,スタバ,ドトール	会議費	#会議費
タクシー,Uber,交通	旅費交通費	#交通費
Amazon,文具	消耗品費	#消耗品費

Apps ScriptやZapierで、店舗名が一致したらタグ列を自動入力させます。
これにより、freee APIに仕訳データとして転送する際に、科目とタグがセットで渡せます。

ステップ5：freee・マネーフォワードと自動連携

自動化の最終ステップでは、
Googleスプレッドシートのデータをfreee API（またはマネーフォワードクラウドAPI）に送信します。

たとえばfreee APIを使う場合、以下のようなデータをPOSTします：

{
  "company_id": 1234567,
  "issue_date": "2024-04-10",
  "due_date": "2024-04-10",
  "amount": 1320,
  "description": "ドトールでの打ち合わせ",
  "account_item_id": 200, 
  "tags": ["会議費"]
}

この自動登録により、「アップロードから仕訳候補作成」まで完全自動化できます。

自動化の応用例：AIが勘定科目を推論する

ChatGPT＋スプレッドシートの活用例

OCRで抽出した情報をスプレッドシートに蓄積しておけば、
ChatGPT API（またはOpenAI Function calling）を使って「自動科目推定」も可能です。

例：

入力：
店舗名：セブンイレブン
金額：432円
用途：昼食

出力：
勘定科目：会議費
備考：打ち合わせ中の軽食

AIが過去のデータと照らし合わせて、より正確な判断を行うこともできます。
この方法は特に、社内の経費精算ルールが明確でない場合に有効です。

実務で注意すべきポイント

注意点	解説
OCRの精度	手書き領収書や淡い印字は誤認識が起こることがあるため、事前のスキャン品質を高める。
データ整合性	自動処理結果は一度スプレッドシートで確認フローを挟むと安全。
セキュリティ	APIキーの管理や共有フォルダのアクセス制限を徹底。
税務署対応	電子帳簿保存法対応を前提に、領収書画像とOCR結果を同一フォルダで保存しておく。